Языковые нормы: составление текста документа
Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа - его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную "подстановку": это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную - конкретную - информацию, содержащую изложение сути дела, а иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким "свободным" реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности - точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления - точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.
С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела - и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: (I) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и (II) выбора грамматических средств - главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска - и лексического, и синтаксического - могут существенно облегчаться за счет знаний(навыка) и речевого опыта пишущего.
I. Выше (в §28) уже говорилось о специальной лексике, для которой характерно функционирование именно в деловой сфере и в специфических значениях, приближающих ее к терминологии (истщ, ответчик и др.). Кроме того, можно отметить еще и ряд стилистически окрашенных лексемканцеляризмов, вне деловой речи, как правило, не употребляемых, таких, как: данный или настоящий (=этот), вышеуказанный (= названный ранее) и нижеследующий (= помещаемый далее); препровождать (= отправить, переслать) и т.п. Обратите внимание на оформление документов, связанных с завещанием: "Завещание, как правило, излагается в письменной форме с указанием места и времени его составления, подписывается завещателем и нотариально удостоверяется"; "Меры по охране принимаются, если получено извещение или заявление о смерти наследодателя" [14, 134, 137].
Некоторые слова такого рода устарели, например, уже вышедшие из употребления: сей (= этот), дабы (= чтобы), буде (= если). В то же время без некоторых слов этого ряда бывает трудно обойтись. Так, в предложении: "При обнаружении товаров ненадлежащего качества..." [17, 81] надлежащий адресует нас к правилам или инструкции и означает соответствие им (поэтому замена на низкого или плохого качества здесь была бы по меньшей мере в ущерб точности выражения).
В целом в деловой речи нам етилась тенденция: там, где устаревшие или устаревающие слова могут быть без ущерба для содержания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это упрощает изложение, приближает деловой текст к современной общелитературной речи), так что каковой и таковой спокойно могут быть заменены на который и такой, хотя в некоторых руководствах по деловой речи о них все еще спорят. (Ср. ироническое использование слова таковой в книге Д. Самойлова "В кругу себя": "Именно мне посвящена строка из гениального "Скальпеля": "Такой, который был как таковой...".) О процессах стилистических изменений в деловой речи см.: [20].
Наряду с этим в официально-деловой речи существует большой набор стандартных выражений (словосочетаний), с помощью которых в деловых письмах передается определенная семантическая информация, например: (а) предупреждение: по истечении срока..., в противном случае...; (б) мотивация действия: в порядке обмена опытом..., в порядке исключения...; (в) причинно-следственные отношения: в соответствии с протоколом..., согласно Вашей просьбе... [8, 10-11]. Ряд подобных выражений по своему характеру приближается к словесным клише или даже штампам (об их значении и разграничении см.: [26]). К их числу относятся также избыточные формулы, типа до сих пор встречающихся в деловом тексте, например, справки: настоящая справка, действительно проживает [21, 139].
Кстати, канцелярские штампы - один из излюбленных объектов иронии в современной художественной литературе, например: "Услышал по нашему общеобразовательному... телевидению, что в глубинке многие детки учатся аж еще по учебникам доперестроечного периода за наличием отсутствия новых" (Евг. Бабенко. Школьная контрольная на букву "X");
"И скажу я вам в виде напутствия:
Так пишите строку за строкой,
Чтоб добиться наличья отсутствия
Недостатков, указанных мной!"
(Евг. Сазонов. Раздумины о чистоте литературного языка).
Характерно, что список устойчивых сочетаний, специфичных для научной речи, включает в себя ряд выражений, в той же мере специфичных и для деловой речи, таких, как: вместе с тем, в свою очередь, на том основании, что и др. [13, 22-23].
II. Наряду со стандартизованными лексикой и лексическими формулами следует отметить стандартизацию средств грамматики в официально-деловой сфере.
В области морфологии  для деловой речи более всего типично преобладание имени над глаголом [16, 140], высокая продуктивность отглагольных существительных для называния действий, особенно на -ние [10, 138-139]. Это обусловлено тем, что существительное выступает здесь как "ярлык", подводя данный случай, событие под ряд других - однотипных и потому значимых в сфере деловых отношений. С этим связана и такая особенность деловой речи, как так называемое семантическое расщепление сказуемого, то есть предпочтение глагольно-именного сказуемого (принимать участие, оказывать помощь, производить осмотр) глагольному сказуемому (участвовать, помогать, осматривать) [26,77]; и здесь имеет место квалификация события путем отнесения его к разряду подлежащих юридической Ответственности, ср.: совершил наезд вместо наехал на кого-нибудь (см.: 4, 27).
Наиболее велико число синтаксических  особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т.е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием. Так, П.В. Веселов, говоря о специфике языка деловых писем, отмечает, что стандартизацию здесь "следует рассматривать не столько как канонизацию конкретных выражений, сколько как стандартизацию их моделей". В результате можно грамматическую характеристику "процесса составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций", передающих типовые действия к обстоятельства рассматриваемого дела [8, 12]. Соответственно выделяется ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что..., Просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже и т.п. [8, гл. 7].
Регламентация языка документов затрагивает также синтаксические особенности словосочетания. Так, в ГОСТах - специально разрабатываемых и официально распространяемых сборниках инструкций и правил составления документов (от "Государственный стандарт") - рассматривается сочетаемость ряда ключевых (типовых) слов, например: "приказ - издается, должностные оклады - устанавливаются, контроль - возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор - объявляется, порицание - выносится" [28, 191]. Не меньшее внимание в этом ГОСТе уделено порядку слов: в деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения (подлежащее + сказуемое); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения - перед определяемым словом, а несогласованного - после определяемого слова; место обстоятельства степени - перед прилагательным, а дополнения - после него; место дополнения - после глагола, в порядке "прямое - косвенное" (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, причины и цели - перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, - позади глагола [28, 195-197].
С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения "волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок" (Приказываю т. Иванову представить отчет 01. 05. 74), а не иначе [28, 182].
Читатель, вероятно, обратил внимание на то, что в примере из работы П.В. Веселова [8] приводится сочетание согласно Вашей просьбе. Дело в том, что одна из обращающих на себя внимание примет канцелярского стиля - употребление при предлоге согласно дополнения (имени) в родительном падеже. Ср. свидетельство М. Алданова в романе "Ключ" (действие происходит в 1916 г.): следователь Яценко "написал следующее письмо", текст которого начинался словами "Согласно желания Вашего Превосходительства...";
"Яценко прочел про себя письмо и остался доволен. Тон был вполне официальный. Это подчеркивалось родительным падежом после "согласно"..." (кн. I, ч. 1, XVII).
Несмотря на устарелость и явное несоответствие норме литературного языка ("Согласно чему-нибудь, но не согласно чего-нибудь", - подчеркивается в Словаре Ушакова) управление с родительным падежом и по сию пору бытует в канцелярской практике, о чем свидетельствует хотя бы следующая реакция персонажа современной повести:
"- Согласно приказу коменданта! - дружелюбно объяснил сержант Хузин.
Никогда еще Мишке не приходилось слышать, чтобы военный человек говорил "согласно приказу". Абсолютно все, включая коменданта Демгородка генерал-лейтенанта Калманова... обязательно говорили "согласно приказа" (Ю. Поляков. Демгородок, 1).
Трудности, стоящие перед составителем текста документа, в значительной степени касаются того, что Л.В. Щерба называл "культурой сложных предложений по способу подчинения" [34, 119]. Большая продуктивность использования в деловой речи схем сложноподчиненного предложения обусловлена несколькими факторами.
Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в текстах деловой речи выступает ее письменный характер, требующий полноты изложения  дела в тексте документа (см. п. 3 § 28). Заметим, что с этим же фактором связано частое употребление в деловом тексте "цепочек" многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом (в деловой речи, так же, как и в научной [13, 27-28], наиболее частотно употребление имени в именительном и родительном падежах), типа: 1) разработка + 2) проблем + 3) дальнейшего совершенствования + 4) очистки + 5) промышленных стоков.
Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения : в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия. (Интересно сравнить данный тезис с результатами исследования синтаксиса деловой речи в английском языке: именно синтаксическими признаками деловая речь противопоставлена там другим стилям, при том, что и для английской деловой речи характерны преобладание сложных предложений над простыми, преобладание подчинения и, следовательно, придаточных предложений [11, 8].)
В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости  изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько количество слов в предложении (ср. показатель наибольшей длины предложения, отмеченной для деловой речи в английском языке [11, 8]), сколько "стремление вместить в пределы одной фразы максимум необходимой информации" [18, 127]. Это связано с задачей "представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом". И данный фактор также работает на "культуру сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле" [34, 119]. (Эта органичная тенденция к "крупноблочности" изложения в деловом тексте противоречит прямолинейному пониманию требования "краткости" в ряде руководств по деловой речи. Оцените результат такого следования этому требованию в одном из руководств - "исправленный" контекст, лишенный союзов (за исключением последнего предложения), а тем самым и эксплицирования логических связей: "Н-ский угольный разрез сдается в эксплуатацию. Количество рабочих увеличивается на 3500 человек. Население города возрастет до 50 000 человек. Поэтому наш завод не сможет обеспечить население хлебом" [2, 21].)
Именно "культура сложных предложений по способу подчинения" в сочетании с продуктивностью в деловой речи обособлений, причастных и деепричастных оборотов как способов уточнения смысла текста служит основой усложненного характера текста документа, причиной многих трудностей для его составителя. Именно здесь достигает максимума сопротивление языкового материала, выражающееся в тех "усилиях, которые мы тратим на написание какой-нибудь деловой записки, счета, объявления", в необходимости "следить за тем, не запутался ли я в построении своего сложного предложения" [2.5, 165]. Ср. сказанное со сценой, в которой Илья Ильич Обломов пытается сочинить письмо домохозяину.
"Илья Ильич сел к столу и быстро вывел: "Милостивый государь!.."
- Какие скверные чернила! - сказал Обломов. - В другой раз у меня держи ухо востро, Захар, и делай свое дело как следует!
Он подумал немного и начал писать.
"Квартира, которую я занимаю во втором этаже дома, в котором вы предположили произвести некоторые перестройки, вполне соответствует моему образу жизни и приобретенной, вследствие долгого пребывания в сем доме, привычке. Известясь через крепостного моего человека, Захара Трофимова, что вы приказали сообщить мне, что занимаемая мною квартира..."
Обломов остановился и прочитал написанное.
- Нескладно, - сказал он, - тут два раза сряду что, а там два раза который.
Он пошептал и переставил слова: вышло, что который относится к этажу - опять неловко. Кое-как переправил и начал думать, как бы избежать два раза что.
Он то зачеркнет, то опять поставит слово. Раза три переставлял что, но выходило или бессмыслица, или соседство с другим что.
- И не отвяжешься от этого другого-то -что! - сказал он с нетерпением. - Э! да черт с ним совсем, с письмом-то! Ломать голову из таких пустяков! Я отвык деловые письма писать. А вот уж третий час в исходе.
- Захар, на вот тебе. - Он разорвал письмо на четыре части и бросил на пол" (И.А. Гончаров. Обломов. Ч. 1, VIII).
Следует отметить две особенности языка документации, носящие этикетный характер.
Первая - орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы и Вага в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу [27, §28, п. 3].
Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе - от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица - безличный, от имени организации, ее структурного подразделения (типа "Министерство считает возможным..."); в приказах ("Приказываю:") или заявлениях ("Прошу...") употребляется первое лицо единственного числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа ("Напоминаем, что...") - тем самым он выступает как представитель организации, ее части [30, п. 2. 9; 7, 94].