Внутренняя среда организации |
| Курсовые работы - Эконономика | |
|
Введение 3 Глава 1. Теоретические аспекты функционирования внутренней среды организации 5 1.1 Понятие и составляющие внутренней среды организации 5 1.2. Особенности коммуникаций в рамках внутренней среды организации 11 Глава 2. Анализ внутренней среды фитнес клуба «Спорт студия » 14 2.1. Характеристика и особенности фитнес клуба «Спорт студия » 14 2.2. Анализ внутренней среды и коммуникационной структуры фитнес клуба «Спорт студия» 17 Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию деятельности организации 25 Заключение 29 Список литературы 31 Введение Повышение эффективности работы предприятия в значительной мере определяется организованностью системы управления, зависящей от четкой структуры предприятия и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели. Необходимость совершенствования системы управления на современном этапе определяется многими факторами. Это и оптимизация численности аппарата управления, его функций; внедрение автоматизированных систем управления и разработки систем принятия решения. Усложняющиеся условия современного управления требуют постоянного развития теоретических концепций управления и прикладных управленческих технологий. В условиях быстроменяющейся внешней среды для выживания, развития и сохранения высокой конкурентоспособности компаниям необходимо постоянно отслеживать, осознавать характер изменений и эффективно на них реагировать. Причем, в процессе своей деятельности, сами компании также оказывают влияние на бизнес-среду, создавая, например, новые продукты и услуги, внедряя новые технологии, используя новые виды сырья. Жизнеспособность самой организации сильно зависит от ее внутреннего потенциала - внутренней среды. Любая коммерческая организация представляет собой систему, созданную людьми. Поэтому ее внутренняя среда является результатом принятых управленческих решений. И конечно, высокая степень неопределенности факторов среды вносит проблему в разработку и принятие управленческого решения. Поэтому руководителям как крупного, так среднего и мелкого бизнеса требуется систематическая, оперативная информация о текущем положении и вероятных изменениях, происходящих во внешней и внутренней среде организации. Изучение внешних факторов и внутренней среды компании необходимо проводить, прежде всего, для обнаружения тех возможностей и угроз, которые значительно могут повлиять на разработку целей и задач организации, выработку ее стратегии ведения бизнеса, эффективного использования внутреннего потенциала. Эффективный обмен информацией необходим на всех этапах деятельности и во всех подразделениях организации для достижения намеченных целей, а также является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Процесс передачи информации и средства для этой передачи носят название коммуникации. Цель курсовой работы - исследовать внутреннюю среду компании и разработать рекомендации по усовершенствованию управления компании «Спорт студия ». Задачи курсовой работы: 1. Раскрыть теоретические аспекты анализа внутренней среды. 2. Провести анализ деятельности и структуры фитнес - клуба «Спорт студия ». 3. Выявить проблемы внутренней среды организации. 4. Разработать рекомендации по усовершенствованию деятельности ООО «Спорт студия». Объектом исследования является внутренняя среда фитнес клуба. Теоретико-методологическая основа исследования. В качестве теоретической основы послужили труды следующих ученых: А.В. Батаршева, О.С. Виханского, А.И. Наумов, М.Х. Мескона, Ф. Хедоури, В.Н. Машкова, Дж. Ньюстрома и др. Глава 1. Теоретические аспекты функционирования внутренней среды организации 1.1 Понятие и составляющие внутренней среды организации Внутренняя среда компании - это та часть общей среды, которая находится в границах организации. Она непосредственно влияет на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых вместе взятых определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает компания. Осмыслить внутреннее положение орга¬низации, оказывающее влияние на ее будущее помогает модель «Мак-Кинси» «7S». Ее авторы, Т. Питере, Р. Уотерман, Р. Паскаль, Э. Атос, пришли к выводу, что эффективная организация форми¬руется на базе семи взаимосвязанных составляющих, из¬менение каждой из которых требует соответствующего из¬менения остальных шести (все они начинаются с буквы S). Эти составляющие следующие: стратегия управления, структура организации, процессы организации, штат, стиль руководства, качество персонала, разделяемые ценности. Взаимосвязь этих составляющих показана на рис. 1. Рис. 1. одель «Мак-Кинси» «7S» Цель этой стратегии - гармонизация этих семи состав¬ляющих между собой. Только так, по мнению авторов, можно завоевать сильные позиции на рынке и обеспечить конкурентное преимущество фирмы. Срезы внутренней среды Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как: • взаимодействие менеджеров и рабочих; • наем, обучение и продвижение кадров; • оценка результатов труда и стимулирование; • создание и поддержание отношений между работниками и т.п. Организационный срез включает: • коммуникационные процессы; • организационные структуры; • нормы, правила, процедуры; • распределение прав и ответственности; • иерархию подчинения. В производственный срез входят: • изготовление продукта; • снабжение и ведение складского хозяйства; • обслуживание технологического парка; • осуществление исследований и разработок. Маркетинговый срез внутренней среды охватывает следующие стороны: • стратегия продукта, стратегия ценообразования; • стратегия продвижения продукта на рынке; • выбор рынков сбыта и систем распределения. Финансовый срез включает процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации: • поддержание должного уровня ликвидности и обеспечение прибыльности; • создание инвестиционных возможностей и т.п. Внутренняя среда как бы полностью пронизывается организационной культурой, которая также должна подвергаться серьезному исследованию. Дж. Пирсом и Р. Робинсоном был выделен набор ключевых внутренних факторов, которые могут быть источником, как силы, так и слабости организации. Анализ этих факторов позволяет составить комплексное представление о внутренней среде организации. Ключевые факторы приведены в таблице 1. Таблица 1 Ключевые факторы для анализа сильных и слабых сторон компании. Сфера Факторы Вопросы для анализа Кадры Управленческий персонал; Мораль и квалификация сотрудников; Совокупность выплат работникам в сравнении с аналогичным показателем у конкурентов и в среднем по отрасли; Кадровая политика; Использование стимулов для мотивирования выполнения работы; Возможность контролировать циклы найма рабочей силы; Текучесть кадров и прогулы; Особая квалификация сотрудников; Опыт Какой стиль управления использует высшее руководство; Что является доминантой в системе ценностей высшего руководства; Как долго высшие руководители находятся на своих позициях и как долго они собираются оставаться в организации; Насколько квалификация менеджеров среднего уровня позволяет им справляться с вопросами планирования и контроля, относящимися к календарному графику действий, снижению издержек и повышению качества; Соответствует ли квалификация персонала организации ее текущим и будущим задачам; Каково в общем расположение работников и каковы мотивы их работы в организации; Какова политика оплаты труда в организации по сравнению с другими организациями аналогичного профиля Сфера Факторы Вопросы для анализа Организация общего управления Цели Организационная структура; Престиж и имидж фирмы; Организация системы коммуникаций; Общая для всей организации система контроля (эффективность и использование); Организационный климат, культура; Использование систематизированных процедур и техники в процессе принятия решений; Квалификация, способности и интересы высшего руководства; Система стратегического планирования; Внутриорганизационная синергия (для многоотраслевых фирм) Четко ли распределены в организации права и обязанности; Существует ли в организации практика снижения управленческих издержек; Эффективно ли взаимодействие различных структурных подразделений в процессе достижения целей организации Производство Стоимость сырья и его доступность, отношения с поставщиками; Система контроля запасов, оборот запасов; Местонахождение производственных помещений, расположение и использование мощностей; Экономия от масштаба производства; Техническая эффективность мощностей и их загруженность; Степень вертикальной интеграции, чистая продукция и прибыль; Отдача от использования оборудования; Контроль за процессом изготовления продукта; Проектирование, составление графика работы; Закупка; Контроль качества; Сравнительная по отношению к конкурентам и средней по отрасли величина издержек; Исследования и разработки, инновации; Патенты, торговые марки и аналогичные правовые формы защиты товара Соответствуют ли производственные мощности конкурентным требованиям сегодняшнего дня, являются ли они самыми современными или же они уже морально устарели; Насколько эффективно используются производственные мощности, есть ли недозагрузка и существуют ли возможности для расширения производственной базы; Какова отдача от исследований и разработок; Приводят ли НИР к созданию принципиально новых продуктов Сфера Факторы Вопросы для анализа Маркетинг Продукты (услуги), производимые фирмой; Сбор необходимой информации о рынке; Доля рынка; Номенклатура товаров (услуг) и потенциал расширения; Жизненный цикл основных продуктов; Каналы распределения: число, охват и контроль; Организация сбыта: знание потребностей покупателей; Имидж, репутация и качество товара (услуги); Продвижение товаров на рынок и их реклама; Ценовая политика; Процедуры установления обратной связи с рынком; Развитие новых продуктов, услуг и рынков; Послепродажное обслуживание и отслеживание проданного товара; Отношение к марке Что является сильными и слабыми сторонами продукта организации: дизайн, качество, доставка, гарантии; Какова ценовая политика организации, является ли она ценовым лидером или ценовым последователем; Какую долю рынка и насколько твердо удерживает организация, каковы тенденции в изменении ее доли рынка; Имеются ли возможности для выхода на рынок с новыми продуктами и для освоения новых рынков; Обеспечивают ли организацию проводимые ею исследования рынка необходимой информацией, позволяющей ей ориентировать свою деятельность на запросы покупателей Финансы и учет Возможность привлечения краткосрочного капитала; Возможность привлечения долгосрочного капитала; Стоимость капитала по сравнению со средней отраслевой и стоимостью капитала у конкурентов; Отношение к налогам; Отношение к хозяевам, инвесторам, акционерам; Возможность использования альтернативных финансовых стратегий; «Рабочий» капитал: гибкость структуры капитала; Эффективный контроль за издержками, возможность снижения издержек; Система учета издержек, составления бюджета и планирования прибыли Каковы тенденции в изменении финансовых показателей деятельности организации; Какой процент прибыли обеспечивается отдельными подразделениями; Достаточно ли осуществляется капитальных затрат для того, чтобы обеспечить будущие производственные потребности; Относятся ли финансовые институты с должным уважением к руководству организации; Обеспечивает ли менеджмент агрессивную и базирующуюся на глубоких знаниях налоговую политику Наряду с изучением различных аспектов внутренней среды организации очень большое значение имеет также анализ организационной культуры. Нет ни одной организации, которая бы не имела организационной культуры. Она пронизывает любую организацию, проявляясь в том, как осуществляют свою работу сотрудники организации, как они относятся друг к другу и к организации в целом. Организационная культура может способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой. Но может быть и так, что организационная культура ослабляет организацию, не давая ей успешно развиваться даже в том случае, если она имеет высокий технико-технологический и финансовый потенциал. Особая важность анализа организационной культуры для стратегического управления состоит в том, что она определяет не только отношения между людьми в организации, но также оказывает сильное влияние на то, как организация строит свое взаимодействие с внешним окружением, как относится к своим клиентам и какие методы выбирает для ведения конкурентной борьбы. Для характеристики организационных культур в различных исследованиях часто используется типологизация К. Камерона и Р. Куинна, аналогом которой в российской практике является модель, предложенная Т. Базаровым. Сильные и слабые стороны организации Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны - это предмет пристального внимания со стороны руководства, которое должно делать все возможное, чтобы избавиться от них. 1.2. Особенности коммуникаций в рамках внутренней среды организации Развитие успешной коммуникационной политики предприятия может потребовать создание специальной структуры, размеры и функции которой определяются целями и задачами, которые ставятся перед ней. Эффективное функционирование организации возможно только при условии хорошо налаженной связи между всеми ее уровнями, как по вертикали, так и по горизонтали. В связи с этим целесообразно проводить анализ как вертикальных, так и горизонтальных организационных коммуникаций. Каждое предприятие, должно определить, на сколько адекватны его управленческие институты потребностям самого предприятия, времени, условиям, конкурентной среде и другим факторам . Таблица 2 Классификация коммуникаций в организации Признак классификации Вид коммуникации 1. Субъект и средства коммуникаций 1. Межличностные коммуникации с помощью технических средств и информационных технологий. 2. Форма общения 2. Вербальный 45%; невербальный 55% 3. Канал общения 3. Формальные ; неформальные 4. Организационный признак 4. а) горизонтальная б) вертикальные в) диагональные 5. Направленность общения 5. Вертикальная восходящая / нисходящая Коммуникации организации с внешней средой предусматривают обмен информацией с различными субъектами внешней среды организации. Такие коммуникации ориентированы на различные аудитории, образованные внешней средой потребителей, поставщиков, конкурентов, государственные органы и пр. Внешние коммуникации играют важную роль в формировании имиджа организации, обеспечивают связи с общественностью. Коммуникации в организации могут быть также классифицированы по степени их формализации. Формальные коммуникационные связи стандартизируют взаимоотношения между субъектом, передающим информацию и лицом, принимающим информацию. Формальные коммуникации определены организационной структурой организации, особенностями технологического процесса; они строго регламентированы графиком документооборота, инструкциями, положениями и пр. Неформальные коммуникационные связи не имеют строгой регламентации и поэтому менее устойчивы. Неформальные коммуникации направлены в основном на достижение целей малых групп и отдельных личностей. Неформальные связи не носят иерархического характера, но могут быть как горизонтальными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (например, дружеское общение между лидером и рядовым членом группы) . Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функции управления информационными связями включает в себя следующие процессы: 1) планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки); 2) сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта; 3) отчетность о ходе выполнения проекта - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми анализ тенденций, прогнозирование; 4) документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения документации по проекту. План коммуникаций является составной частью проекта. Он включает в себя: 1) план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения; 2) план распределения информации и способы, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки; 3) детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения; 4) план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций; 5) методы обновления и совершенствования плана коммуникаций. План коммуникаций формализуется и детализуется в зависимости от потребности проекта. Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выбранных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением. Глава 2. Анализ внутренней среды фитнес клуба «Спорт студия » 2.1. Характеристика и особенности фитнес клуба «Спорт студия » История создания Московский фитнес клуб «Спорт студия» начал свою деятельность в апреле 2002 года. В новом здании на Кантемировской улице был проведен ряд количественных и качественных исследований, результаты которых показали, что целевой аудитории близок именно студийный формат. Проведя ряд исследований, учредители организации приняли решение создать фитнес клуб в стиле студии, в которой будут объединены различные виды спорта, для разных возрастных категорий людей. Организационно-правовая форма организации - это обществом с ограниченной ответственностью. Основная деятельность компании Клуб «Спорт студия» предлагает своим клиентам самые современные, уникальные для нашей страны программы. Все занятия проходят под строгим наблюдением специалистов. На данный момент «Спорт студия» представляет собой комплекс из двух этажей. На первом этаже находится зал аэробики, он имеет зеркальные стены и амортизирующее напольное многослойное покрытие . В огромном тренажерном зале, расположенном на втором этаже клуба, установлены как классические, так и эксклюзивные тренажеры профессионального уровня и серии «FITNESS LINE», исключающие спортивный травматизм, предназначенные для женщин и мужчин всех возрастов. А так же кардиотренажеры - для тренировки сердечно-сосудистой системы и программ избавления от «лишнего» веса. Все тренажеры известных фирм PARAMAUNT и PRECOR, они максимально эффективны и комфортны в использовании. Для детей предлагаются различные программы, которые включают в себя уникальные занятия соединяющие в себе элементы хореографии, гимнастики, аэробики, йоги и восточных единоборств. В клубе существует услуга персонального тренера: выбранный посетителем инструктор проводит индивидуальные занятия лично с ним, он составляет систему упражнений согласно пожеланиям клиента. В кабинете спортивного врача можно пройти медицинский осмотр, получить консультацию и медицинскую помощь. Врач подберет диету и сбалансированный рацион питания. Тренерский состав клуба подобран на базе спортивных званий и Высшего физкультурного образования, все имеют сертификат международной фитнес-академии на право проведения групповых и индивидуальных занятий. Цель компании. Основная цель ООО «Спорт студия» - стать признанным лидером в фитнес-индустрии, которая будет узнаваема благодаря хорошему сервису, индивидуальному подходу к клиентам и профессионализму сотрудников. Миссия компании. Миссия фитнес клуба «Спорт студия» заключается в создании современных условий занятия спортом, а также обеспечить такую среду, которая стимулирует к ведению здорового образа жизни, повышает уверенность в себе, формирует личный успех. Дарить хорошее настроение и возможность поддерживать свое здоровье и всех членов семьи. Высококвалифицированные тренеры клуба подберут индивидуальную программу для каждого клиента, чтобы он достиг наилучшего результата . Видение компании. В ближайшее время ООО «Спорт студия» станет одним из лучших спортивных заведений города Москвы. При дальнейшем развитии, компания и займет значительную долю рынка в фитнес-индустрии. Филиалы клуба будут открыты в столице и крупнейших городах России. Деятельность компании максимально ориентирована на интересы потребителя, улучшения обслуживания, поэтому в клубе появятся новые оборудованные студии для занятия различными видами спорта. Будут использованы новейшие технологии ведения занятий. Организационная структура управления организацией Организационная структура управления ООО «Спорт студия» линейного типа. (см. Приложение 1.1) . • Генеральный директор осуществляет руководство работой фитнес клуба, решает все вопросы, связанные с постоянной работой фирмы, финансовые и организационные вопросы, касающиеся использования части прибыли и направлений расширения клуба. • Бухгалтер-кассир ведет бухгалтерский учет, снимает кассу, совместно с заместителем директора подготавливает финансовые отчеты. • Заместитель генерального директора выполняет функции директора во время его отсутствия. Осуществляет организацию работы всех сотрудников компании. • Администратор на рецепшн осуществляет прием посетителей, выдачу ключей от индивидуальных сейфовых кабинок, а также выдачу полотенец, принимает и выдает клубные карты. • Кардиолог проводит медицинский осмотр посетителя и совместно с тренером осуществляет подбор подходящей индивидуальной программы занятий. • Массажист подберет и делает необходимую систему массажа. • Тренерский состав производит различные виды тренировок, подбирают индивидуальную программу, проводят консультацию по тренажерам, наблюдают за правильностью выполнения упражнений. • Диетолог подбирает необходимую диету, дает консультации о правильном питании, советует необходимые препараты для спортивного питания. • Повар готовит диетические блюда по заказу клиентов. • Бармен готовит энергетические, витаминные и другие коктейли, различные напитки. • Кладовщик ведет учет и выдачу поступающей продукции в бар. • Уборщик осуществляет уборку данных помещений находящихся в фитнес-клубе. Логотип компании. Корпоративные цвета фитнес клуба «Спорт студия» - Красно и черный. Логотип состоит из следующих элементов: 1) надписи «Спорт студия», (на красном фоне черными буквами); 2) изображение женщины-атлета (черным цветом на красном фоне). Форма сотрудников организации выдержана в двух тонах - черного и красного. Каждому посетителю, приходящему в фитнес-клуб надевается на руку силиконовый браслет красного цвета с логотипом компании . 2.2. Анализ внутренней среды и коммуникационной структуры фитнес клуба «Спорт студия» Коммуникационная структура организации представлена ее внутренней и внешней системой коммуникаций. Внутренняя коммуникационная структура представлена в Приложении 2, из которого видно, что данная структура фитнес-клуба «Спорт студия» является многоканальной. Так генеральный директор связан с финансовым менеджером, управляющим фитнес-клуба и старшим фитнес-тренером. Управляющий клуба, связан со всеми фитнес-тренерами и остальными сотрудниками организации, врач-диетолог связан со всеми тренерами, администратором, управляющим. Достоинством такой коммуникационной структуры является оперативность передачи информации, и малая вероятность искажения информации в процессе прохождения коммуникационного канала. Таким образом, система внутренних коммуникаций в компании ООО «Спорт студия» определена линейной системой управления в организации. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками. Передача информации среди сотрудников происходит по горизонтальным каналам. Вертикальные связи играют в организации координирующую роль. В фитнес клубе «Спорт студия» доведение информации от руководства к подчиненным или наоборот осуществляется письменным и устным способом, также доведение различной информации происходит с помощью сети интернет. Используются всходящие и нисходящие потоки обмена информации между управленческим персоналом и подчиненными. Это осуществляется путем разработки штатного расписания, должностных инструкций, распоряжений и заданий от руководителя. Вся это информация доносится до подчиненных, которые в свою очередь, предоставляют отчеты о выполненных заданиях. Такой обмен информации подтверждает наличие в коммуникационной структуре организации обратной связи между ее участниками. Что касается горизонтальных коммуникаций, то они наблюдаются между участниками управленческого состава, с целью повышения эффективности координации и организации деятельности компании. Руководители обмениваются информацией без посредников. Также горизонтальные связи существуют между нижестоящими сотрудниками в ходе выполнения совместной деятельности. Ниже рассмотрены средства коммуникации, с помощью которых происходит обмен информации между сотрудниками ООО «Спорт студия». Доведение информации в письменной форме: 1) доска объявлений; 2) приказы; 3) заявления; 4) отчеты; 5) документы, необходимые для ведения дел; 6) расписание тренировок; 7) расписание графика дежурств. Доведение информации в устной форме: Последовательные встречи, проводимые в определенные дни, руководитель компании устраивает заседание, на котором обсуждаются вопросы о выходе на работу, о возникших вопросах за последнее время, обсуждаются недостатки, возникшие в работе. Доведение информации с помощью автоматизированных средств: С помощью сети интернет, производиться передача информации. Также в ООО «Спорт студия» используются средства телефонной связи: мобильные телефоны и городские телефоны. В рамках горизонтальной коммуникации осуществляется связь с различными отделами. Внутри организации прослеживается наличие формальных и неформальных коммуникаций. Формальное общение происходит по средствам передачи информации от высшего руководства к низшему, а потом к подчиненным, а так же наоборот. Например: координация действий работников, выполнение обязанностей, заключение договоров. Также происходит обмен информацией между управленческим персоналом. Неформальное общение играет в компании значимую роль, так как возникшие проблемы между сотрудниками решаются именно во время данного вида общения, а именно перерывов, обедов, неформальных встреч. Руководитель не может оказывать на коммуникации данного типа никакого воздействия. Данный вид коммуникаций не документируется и чаще всего носит личный характер. Коллектив ООО «Спорт студия», достаточно дружный, каждый сотрудник четко выполняет свои должностные инструкции. В организации прослеживается наличие вербального общения, то есть информация передается в устной форме при личной беседе. В фитнес клубе существуют такие информационные ресурсы, как: - журнал «Спорт студия»; - буклеты о фитнес клубе, которые содержат информацию о тренерах клуба и предоставляемые услуги. Данные информационные ресурсы являются коммуникатором внутренней среды, а также поддерживают связь с внешней средой. Основной документооборот в фитнес-клубе, происходит на бумажных носителях, таких, как: приказы, заявления, договоры, служебные записки, выговоры, объяснительные, отчеты, графики выхода на работу, расписание тренировок и т.д. Таким образом, подводя итоги анализа внутренней коммуникационной структуры ООО «Спорт студия» можно сделать вывод, что коммуникации внутри организации функционируют достаточно успешно, обмен информацией эффективно налажен, имеет обратную связь. Внешние коммуникации распространяются за рамки компании. Внешние объекты коммуникаций представлены в Приложении 3, из которого видно, что коммуникационная политика компании строится на таких принципах, как достоверность, открытость, динамичность. То есть при взаимодействии с внешней средой, компания демонстрирует свою значимость, а коммуникации способствуют темпу развития организации. Все внешние контакт происходят напрямую, без посредников, что способствует динамичному развитию компании. В Приложении 4 рассмотрена система взаимодействия организации с внешней средой, в которой указано с помощью каких видов коммуникации происходит обмен информации. Из него видно, что руководство компании в своей стратегии ориентировано на достижение результата за счет прямых контактов с представителями власти, инвесторами, поставщиками и партнерами. В сфере отношений со средствами массовой информации первостепенное внимание уделяется созданию имиджа организации. Основные принципы в этом отношении отражены в миссии компании. Рассматривая внешнюю коммуникационную структуру организации ООО «Спорт студия» (см. Приложение 3), можно выделить несколько направлений коммуникаций. - Коммуникации с посетителями. Фитнес-клуб информирует своих клиентов о изменении графика работы клуба, о расписании, изменении стоимости занятий или появлении новых видов занятий, где обратной связью является покупка абонемента на посещение клуба. - Коммуникации со средствами массовой информации. Организация передает информацию в различные печатные издательства в своей отрасли, которые размещают статьи о деятельности ООО «Спорт студия» в печать. Обратная связь осуществляется путем распространения данной информации в ходе собственной деятельности. - Коммуникации с государством. В своей деятельности компания руководствуется трудовым и налоговым кодексом, законодательными актами, положениями о ведении бухгалтерской отчетности. Обратная связь наблюдается в предоставлении отчетности в соответствующие органы. - Коммуникации с ближайшими соседями. Организация распространяет информацию о себе с помощью буклетов, рассылаемых по почте жителям ближайших домов, а так же скидочные купоны на посещение занятий. В школе, которая находится рядом с фитнес-клубом, происходит размещение объявлений о проводимых занятиях, а также раздача купонов, по которым школьники могут посещать заведение с 50% скидкой. Также происходит информирование всех ближайших заведений путем указателя, который указывает маршрут к фитнес-клубу. Обратная коммуникация происходит путем того, что сотрудники фитнес-клуба могут обедать в ближайшем кафе со скидкой 30%. - Коммуникации с поставщиками. Организация получает информацию о новых предоставляемых услугах поставщиками, изменении цен, условиях доставки и т.д. Проводятся переговоры по телефону и деловая переписка. Коммуникационную политику компании в сфере внешних коммуникаций можно определить как активную, так как она предусматривает организацию и проведение комплекса РR-мероприятий. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем стабильное функционирование компании. Проведенное исследование внешних коммуникаций компании ООО «Спорт студия» позволяет сделать вывод о ее эффективности. Компания хорошо известна на рынке и имеет стабильные отношения с поставщиками, клиентами, партнерами, функционирует довольно успешно, за исключением некоторых моментов. Коммуникационная структура компании ООО «Спорт студия» функционирует достаточно эффективно, но существует ряд недостатков, исправление которых будет способствовать более рациональной работе системы. Проблемы во внешней системе коммуникаций 1. Недостаточное представление организации во внешней среде. Вывеска компании небольшого размера и не очень яркая, ее с трудом можно заметить. Многие потенциальные клиенты не замечают место расположения организации и уходят к локальным конкурентам. 2. Несовершенство сайта организации. На официальном сайте компании ООО «Спорт студия» недостаточно предоставлено информации об организации, так же обновляется информация достаточно редко, хотя на самом деле в компании достаточно «живая» система скидок, очень часто меняются цены на занятия в связи с сезонностью. Что может снижать репутацию компании, а также число потенциальных посетителей. Так как сайт обновляется редко, то многие посетители могут не знать о скидках, которые значительно снижают стоимость занятий. Также на сайте отсутствует информация о фитнес-тренерах, что могло бы повысить репутацию клуба. Так как тренеры имеют звания «чемпионов мира», а многие потенциальные клиенты об этом не знают и уходят к конкурентам. 3. Отсутствие системы поощрения постоянных посетителей. У фитнес-клуба есть постоянные посетители, которые занимаются в нем не один год, но для них нет никаких бонусных или накопительных карт, которые есть во многих подобных заведениях. Что может вызвать негативное отношение к организации и посетители начнут отдавать свое предпочтение компаниям-конкурентам, у которых данная система уже давно развита. Проблемы во внутренней системе коммуникаций 1. Несовершенный график обеденных перерывов. У некоторых тренеров совпадают обеденные перерывы, что негативно сказывается на занятиях в тренажерном зале, так как иногда бывают такие ситуации, что посетители могут не застать в тренажерном зале ни одного тренера. Это может вызывать недовольства посетителей, а так же они могут получить травму, занимаясь без руководства тренера. Данная ситуация может снизить репутацию фитнес-клуба. 2. Отсутствие бейджиков у персонала. Что доставляет неудобство посетителям, так как они не знают, кто перед ними находится, а если вдруг понадобится какая-либо информация, не знают, как обратится к данному человеку. 3. Отсутствие в организации визиток медицинских специалистов и тренеров. Часто посетителям необходимы индивидуальные занятия с тренером, о которых они договариваются заранее, но иногда бывают случаи, что посетителю необходимо отложить занятие или перенести на другое время, для этого необходимо предупредить фитнес-тренера. Та же самая ситуация с приемом врача, часто клиенту требуется дополнительная консультация с врачом. Отсутствие визиток доставляет неудобство посетителям, что снижает репутацию организации. 4. Отсутствие корпоративных мероприятий. У сотрудников организации нет возможности пообщаться между собой и руководством в неформальной обстановке. Это негативно сказывается на морально-психологическом климате коллектива, а также негативном отношении к руководству. 5. Чрезмерный поток информации на бумажных носителях. Эта ситуация замедляет работу компании, некоторые данные могут быть утеряны из-за большого объема информации, что негативно сказывается на работе организации. Обработка информации занимает много времени, из-за чего сотрудники не успевают сделать во время свою работу. Перечисленные недостатки должны устраниться в первую очередь. Рекомендации по их устранению изложены в следующем разделе Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию деятельности организации Проведенное исследование коммуникационной системы ООО «Спорт студия», выявило некоторые проблемы, которые необходимо решить в ближайшее время. В данном разделе представлены рекомендации и предложения по совершенствованию коммуникационной системы и устранению недостатков. Рекомендации по совершенствованию внешней коммуникационной системы 1. Недостаточное представление организации во внешней среде. Вывеска компании незаметна во внешней среде. Здесь будет необходимым поменять вывеску на более большую и яркую, можно сделать ее с неоновой подсветкой, чтобы она стала заметной с далекого расстояния, которая будет заметна в темное время суток. Можно обратиться за помощью в дизайнерскую компанию, которая поможет подобрать оптимальный вариант вывески, который будет соответствовать корпоративному стилю компании. 2. Несовершенство сайта организации. Организация часто обновляет систему скидок и сезонных предложений, вводит новые виды занятий, но на официальном сайте компании данная информация отражается редко. В данной ситуации целесообразно нанять специалиста, который будет следить за обновлением информации на сайте, и займется его усовершенствованием, создаст галерею фотографий, на которых будут изображены просторные залы, весь тренерский состав, а так же фото с проведенных занятий, чтобы потенциальные клиенты имели полное представление о фитнес-клубе. Данные меры будут способствовать привлечению клиентов, также предотвратят недовольства посетителей по поводу не дошедшей до них информации о занятиях. Также возможно разработать форум, на котором посетители могут общаться между собой и обмениваться мнениями о проходящих мероприятиях, тренерах, а так же делиться мнением с новичками в сфере фитнеса и спорта. В таблице 3. представлены составляющие данного мероприятия с расчетами. Таблица 3. Расчет бюджета на совершенствование сайта компании ООО «Спорт студия» № п/п Содержание действий Стоимость, руб. 1 Наем специалиста 10000 2 Анализ и доработка сайта, создание в нем новых разделов, размещение дополнительной информации, создание фото-галлереи. 15000 3 Создание форума на сайте 6000 ИТОГО 31000 Каждую неделю, наемный специалист будет обновлять информацию на сайте о предстоящих мероприятиях, новых скидках или условиях занятий. Стоимость его услуг в месяц будет составлять 10000 руб. 3. Отсутствие системы поощрения постоянных посетителей. Необходимо ввести систему бонусных и подарочных карт. Если посетитель занимается в фитнес-клубе постоянно, то ему будут предоставляться дополнительные бонусы. Например, две недели тренировок бесплатно, а также предоставление подарочных сертификатов, например, посещение бассейна со скидкой 50%. Также можно ввести систему поздравлений на дни рождения, все посетители клуба будут поздравляться по телефону, а постоянные, плюс к устному поздравлению, будут получать в подарок, 10 посещений солярия или 3 посещения массажиста - бесплатно. Данная рекомендация поможет повысить интерес к организации, а также повысить свой рейтинг, среди конкурентов. Рекомендации по совершенствования внутренней коммуникационной системы. 1.Несовершенный график обеденных перерывов. Одновременные перерывы тренеров иногда вызывают недовольства посетителей, из-за того, что ни одного тренера нет в зале. В данной ситуации целесообразно разработать график обеденных перерывов таким образом, чтобы тренажерный зал был контролируем, что обеспечит безопасность занятий, так как посетители всегда будут под наблюдением и смогут в любое время получить дополнительную инструкцию о выполняемых упражнениях. Таким образом, можно будет избежать конфликтных ситуаций и травм, которые могут быть получены во время отсутствия тренера. 2. Отсутствие бейджиков у персонала. Это доставляет неудобство у посетителей, так как они не знаю так обращаться к персоналу. Необходимо обеспечить персонал бейджиками, на которых будет указано полное имя сотрудника и должность. Это будет давать необходимую информацию о сотрудниках. Также можно сделать в фитне-клубе «доску информации», где будут фотографии всех фитнес-тренеров с указанием их званий, а также фото остальных сотрудников компании, где будет указана основная информация о них. Бейджики будут носить все сотрудники компании, кроме менеджеров высшего уровня. 3. Отсутствие в организации визиток медицинских специалистов и тренеров. Это доставляет неудобства посетителям, так как иногда бывает необходимо перенести индивидуальное занятие или отменить тренировку, а соответственно созвониться с тренером. Оптимальным решением в данной ситуации будет создание визитных карточек врачей и тренеров с полным именем, телефоном и днями работы. Это позволит в нужный момент договориться со специалистом об определенной ситуации, получить дополнительную консультацию. 4. Отсутствие корпоративных мероприятий. Общение в неформальной обстановке чаще всего происходит на корпоративных мероприятиях, а если они отсутствуют, то нет возможности свободного общения с руководством. Такие встречи необходимы для успешного взаимодействия всех членов организации, так как у любого рядового сотрудника могут быть какие-то неформальные вопросы или очень интересные предложения, которые могут повлиять на совершенствование рабочего процесса или предприятия. Также корпоративные мероприятия помогают отвлечься от рабочей обстановки и своих же коллег можно увидеть с другой стороны, узнать о них больше. Поэтому целесообразно проводить корпоративные мероприятия, например, ввести традицию праздновать дни рождения и новый год, также другие известные праздники. Организовывать совместные выезды в дома отдыха, на природу, походы на спортивные мероприятия, все это будет способствовать формированию корпоративного духа и сплочению коллектива. Это будет отражаться на работоспособности сотрудников, так как всегда лучше и интересней работать с приятными тебе людьми. 5. Чрезмерный поток информации на бумажных носителях. Это создает неудобства в работе со многими документами, а так же может происходить потеря части информации. Решением данной проблемы является использование электронных носителей, а именно СD-диски, флеш-карты и т.д., можно часть информации сразу вносить в компьютер. Данные действия позволят сотрудникам организации сэкономить время и обеспечит удобство в работе. Хорошо организованная система обмена информации повышает работоспособность сотрудников и улучшает морально-психологический климат в коллективе. Выявленные проблемы в коммуникационной системе организации, решаемы, а предложенные рекомендации по их устранению помогут повысить ее эффективность. Заключение Организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящую из многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром. В данной главе описываются наиболее существенные внутренние переменные организации, части системы внутри организации, отличные от внешнего окружения. Рассматривается также концепция взаимозависимости переменных. Важно понять существенные характеристики этих основных переменных как частей целого, их роль в обеспечении эффективного функционирования организации. Коммуникационная структура организации ООО «Спорт студия» состоит из двух блоков: внутренней коммуникационной структуры и внешней, которые связаны между собой. Совершенствование коммуникационной структуры играет значительную роль в развитии организации. Исследование системы внешних и внутренних коммуникаций позволило сделать вывод о ее эффективности. Компания хорошо известна на рынке и имеет стабильные отношения с поставщиками, клиентами, партнерами. Результатом такой политики является формирование положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию стабильной финансово-экономической деятельности компании. Проведенный анализ компании показал, что она имеет ряд недостатков, как во внутренней, так и во внешней системе коммуникаций. К ним относятся следующие проблемы: 1. Недостаточное представление организации во внешней среде. 2. Несовершенство сайта организации 3. Отсутствие системы поощрения постоянных посетителей 4. Несовершенный график обеденных перерывов 5. Отсутствие бейджиков у персонала 6. Отсутствие в организации визиток медицинских специалистов и тренеров. 7. Отсутствие корпоративных мероприятий 8. Чрезмерный поток информации на бумажных носителях. Для совершенствования коммуникационной структуры компании ООО «Спорт студия», были разработаны практические рекомендации: 1. Замена вывески на более яркую и большую. 2. Усовершенствование сайта, а также наем специалиста, который будет обновлять информацию на сайте. 3. Введение системы бонусных и подарочных карт. 4. Разработка удобного графика обеденных перерывов. 5. Обеспечение персонала бейджиками. 6. Создание визитных карточек врачей и тренеров. 7. Организация корпоративных мероприятий. 8. Использование электронных носителей информации. Все проблемы, выявленные в ходе исследования, легко устранимы, а методические рекомендации помогут сделать систему коммуникаций организации более эффективной. Все предложенные мероприятия по совершенствованию коммуникационной структуры компании ООО «Спорт студия» являются обоснованными по внедрению, они помогут уменьшить уровень конфликтности на предприятии, сэкономить рабочее время сотрудников, наладить морально-психологический климат в коллективе, а также повысить узнаваемость компании на рынке. Список литературы 1. Административно-управленческий портал www.aup.ru. 2. Архипова Н.И. Совершенствование организационных структур управления как фактор стратегического развития вуза на современном этапе. // Менеджмент в России и за рубежом, 2007, № 1. С. 19. 3. Бельмас А. Влияние корпоративной культуры на сотрудников с различными типами мотивации. Статья в журнале «Корпоративная культура», 2006г № 5, адрес в интернете http://www.c-culture.ru/magazines/corpculture/2006-5-65 4. Большаков А.С. Менеджмент: Золотые алгоритмы.- СПб.: ИД «Литера», 2001 -176с, стр. 78 5. Виханский О.С. Менеджмент. - М.: Высшая школа, 2000. - С. 390. 6. Виханский О.С. Стратегическое управление: учебник.-2-е изд., -М: Экономистъ, 2008. -296с 7. Герчиков В.И. «Мотивация, стимулирование и оплата труда персонала», http://www.c-culture.ru/magazines/corpculture/2006-5-65 8. Котлер Ф. Маркетинг менеджмент. Пер. с англ. под ред. Л.А. Волковой, Ю.Н. Каптуревского. СПб.: Питер, 2002-752 9. Лавизина О.В. Жизненный цикл организации, понимаемой как социальная система. // Менеджмент в России и за рубежом, 2003, № 5. С. 35. 10. Маркова В.Д., Кузнецова С.А. Стратегический менеджмент. Курс лекций. -М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение. (Высшее образование). 2005, - 288 с. 11. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер.с англ.- М.: Дело, 2005.-720с 12. От натурального хозяйства - к аутсорсингу. // Эксперт, 2002, № 37. С. 128-130. 13. Сухов С.В. Онтология управления организациями. // Менеджмент в России и за рубежом, 2003, № 5. С. 14. 14. Тимофеев А.В. Развитие крупной компании - фактор формирования социально-ориентированной экономики. // Менеджмент в России и за рубежом, 2007, № 4. С. 26. 15. Толкачева Е.В. Эволюция систем управления в контексте организационного развития бизнеса. // Менеджмент в России и за рубежом, 2007, № 1. С. 16. Устав ООО «Спорт студия». М., 2002. - С. 10. 17. Чупрова Д. Б. Определение составляющих внутренней среды и степени их влияния на организацию Вестник СевКавГТУ Серия «Гуманитарные науки», №1(11), 2004 18. ШепельВ.П. Коммуникационный менеджмент. - М.: Гардарики 2004. - С. 75. 19. Эйсен Н.Ф. Алгоритмы управления статическим ростом и динамическим развитием предприятия. // Менеджмент в России и за рубежом, 2007, № 5. С. 17. 20. Яркина Т.В. Основы экономики предприятия. Учебное пособие. Адрес книги в интернете: http://www.aup.ru/books/m64/ 21. Официальный сайт компании ООО «Спорт студия» www.sport-studio.ru. Приложения Приложение 1 Организационная структура управления ООО «Спорт студия» Приложение 2 Внутренняя коммуникационная структура ООО «Спорт студия Приложение 3 Внешняя коммуникационная структура ООО «Спорт студия» Приложение 4 Средства коммуникаций фитнес-клуба «Спорт студия» с внешней средой № Элементы внешней среды Средства коммуникаций 1 Посетители фитнес-клуба: - дети; - молодежь; - люди зрелого возраста. - буклеты; - объявления; - расписание занятий; -купоны со скидками для постоянных посетителей; - обзвон по телефону в случае изменения расписания, либо донесения другой информации до посетителей; - устное информирование посетителей. 2 СМИ: - печатные издания; - радио; - интернет. - переговоры по телефону; - факсы; - почтовая рассылка; - личные встречи с представителями. 3 Ближайшие соседи: - магазин продуктов; - школа; - кафе; - почта; - жители домов. - рекламная вывеска; - буклеты; - купоны со скидкой; 4 Конкуренты: - бассейн «Дельфин»; - фитнес-клуб «СпортСити»; - тренажерный зал «Атлет». - почтовая рассылка; - факсы; - телефонная связь. 5 Инвесторы: - коммерческие банки; - страховые организации; - лизинговые компании. - личные встречи; - телефонные переговоры; - факсы. 6 Поставщики: - поставщики спортивных препаратов; - поставщики спортивной одежды; - поставщики оборудования; - поставщики напитков. - телефонные переговоры; - заключение договоров о поставках; - личные встречи. 7 Партнеры: - фитнес-бар; - магазин спортивного питания; - спортивные издательства; - рекламные агентства. - телефонные переговоры; - личные встречи; - почтовая рассылка. 8 Органы власти: - налоговая служба; - законодательные органы власти; - коммунальные службы. - оплата коммунальных платежей; - оплата налогов; - получение сертификата мед. страхования; - оплата коммунальных платежей.
|
|
| « Пред. | След. » |
|---|
